Scope controllato
Cosa disciplina questo documento
Si applica all’accreditamento organizzativo rispetto a CQ-IA-01 del soggetto giuridico e dell’offerta formativa espressamente indicati nello scope approvato.
Usa CQ-SHB-01 versione 1.0 per le attività avviate rispetto a questa pubblicazione. Mantieni codice e versione in ogni copia salvata o condivisa; una versione successiva non riscrive implicitamente un precedente record di decisione.
CQ-SHB-01.02
Ammissibilità e definizione dello scope
Il candidato deve essere un soggetto giuridico identificabile con responsabilità operativa sull’offerta di formazione linguistica sottoposta ad assessment. Un marchio, una piattaforma, una sede o una rete in franchising possono rientrare nello scope solo quando siano dimostrati responsabilità, controllo e accesso alle evidenze.
Lo scope è concordato prima dell’assessment formale e indica soggetto, sedi, lingue, programmi, modalità di erogazione, popolazioni di studenti, territori e accordi sostanziali con terze parti inclusi. Ciò che non è espressamente incluso resta fuori dall’accreditamento.
- Il candidato dichiara tutte le denominazioni commerciali e i soggetti collegati che incidono sullo scope proposto.
- Certiqual può restringere, rinviare o respingere uno scope che non possa essere valutato con evidenze sufficienti.
- La verifica di ammissibilità non è una decisione di accreditamento e non attribuisce alcun diritto al riconoscimento.
CQ-SHB-01.03
Candidatura e accordo di schema
Una candidatura formale è completa solo quando Certiqual ha accettato la proposta di scope, ricevuto le informazioni organizzative richieste e concluso un accordo di schema con il soggetto responsabile. L’accordo disciplina accesso, riservatezza, corrispettivi, uso dei finding, record pubblici e condizioni d’uso del marchio.
Il candidato deve correggere tempestivamente informazioni inesatte o incomplete. Dichiarazioni sostanzialmente fuorvianti, relazioni nascoste o evidenze trattenute possono interrompere il processo e, successivamente, sostenere una sospensione o revoca.
CQ-SHB-01.04
Autovalutazione e fascicolo delle evidenze
Prima dell’assessment, il candidato collega ogni requisito applicabile a evidenze di progettazione, attuazione e risultati. Policy prive di evidenze operative, esempi isolati senza una popolazione definita e documenti non datati o non controllati non sono sufficienti da soli.
Le evidenze devono essere riconducibili allo scope proposto e al periodo operativo corrente. Il candidato identifica responsabili, posizioni, restrizioni di accesso, gap noti e modifiche previste. Certiqual può richiedere record di origine invece di sintesi.
CQ-SHB-01.05
Pianificazione, competenza e indipendenza dell’assessment
Certiqual emette un piano di assessment proporzionato a scope, complessità, modello di erogazione, evidenze disponibili e rischi identificati. Il piano indica attività, record da rendere disponibili, partecipanti, sedi o accessi da remoto e percorso di reporting previsto.
Gli assessor sono assegnati in base alle competenze pertinenti e devono dichiarare conflitti effettivi, potenziali o percepiti. Le attività di advisory restano separate dall’assessment e dalla decisione. Il candidato può sollevare prima dell’avvio una motivata questione di conflitto.
CQ-SHB-01.06
Metodi di assessment, campionamento e triangolazione
L’assessment può combinare riesame documentale, interviste, osservazione, walkthrough dei sistemi e verifica di record. Le evidenze sono triangolate tra assetti dichiarati, pratica effettiva e risultati monitorati; nessuna singola presentazione o testimonianza sostituisce tale esame.
Il campionamento è basato sul rischio e non equivale all’esame di ogni persona, sede o record. Certiqual registra la motivazione del campione e può ampliarlo quando le evidenze sono incoerenti, l’accesso è limitato o un finding può essere sistemico.
- Il candidato assicura un accesso sicuro e lecito alle evidenze campionate e al personale pertinente.
- Le restrizioni sono documentate e considerate nel giudizio di sufficienza delle evidenze.
- Il rapporto di assessment identifica metodi, scope, campione e limiti.
CQ-SHB-01.07
Finding e azioni correttive
Un finding cita il requisito applicabile, lo scope interessato e l’evidenza oggettiva. Una non conformità è registrata quando un requisito non è soddisfatto; le osservazioni possono indicare una vulnerabilità o opportunità di miglioramento senza modificare l’esito di conformità.
Per ogni non conformità, il candidato gestisce contenimento o correzione, analizza la causa sostenuta dalle evidenze, attua un’azione sistemica proporzionata e presenta evidenze di completamento ed efficacia. La chiusura richiede la verifica di Certiqual; il solo invio non chiude il finding.
CQ-SHB-01.08
Decisione indipendente e accreditamento
Una persona non responsabile della conduzione dell’assessment riesamina scope concordato, rapporto, finding, evidenze delle azioni correttive ed eventuali limiti sostanziali. La decisione si basa sulle evidenze disponibili alla data della decisione e non può estendersi oltre lo scope valutato.
Gli esiti possibili comprendono accreditamento, accreditamento soggetto a condizioni dichiarate, rinvio in attesa di evidenze specifiche o rifiuto. La decisione scritta indica esito, scope approvato, versioni di standard e manuale, condizioni ed eventuali azioni successive. Nessun accreditamento esiste prima dell’emissione della decisione formale.
CQ-SHB-01.09
Record pubblico e uso del marchio
Un ente accreditato è inserito nel registro pubblico con denominazione legale, codice del record, stato, scope approvato e base della decisione. Per determinare ciò che è attualmente riconosciuto, il registro prevale sui materiali promozionali.
Il marchio di accreditamento e le relative dichiarazioni possono essere usati solo nella forma autorizzata e in relazione allo scope approvato. Non devono implicare certificazione dei singoli studenti, risultati garantiti, approvazione di servizi esclusi o riconoscimento da parte di un’altra autorità.
CQ-SHB-01.10
Monitoraggio e modifiche sostanziali
L’accreditamento dipende dalla conformità continuativa, non solo dalle evidenze esaminate nell’assessment iniziale. Certiqual può utilizzare report periodici, richieste mirate di evidenze, attività di sorveglianza, informazioni pubbliche e segnalazioni circostanziate per monitorare lo scope approvato.
L’ente informa Certiqual prima, o senza ritardo evitabile dopo, una modifica sostanziale relativa a proprietà, identità giuridica, leadership, sedi, marchi, programmi, modalità, territori, controlli chiave o incidenti gravi. Certiqual stabilisce se siano necessari riesame documentale, assessment aggiuntivo, modifica dello scope o nuova decisione.
CQ-SHB-01.11
Rinnovo, sospensione e revoca
Il rinnovo è una nuova decisione basata sulle evidenze. Scope e programma di assessment considerano prestazioni precedenti, modifiche, risultati del monitoraggio, reclami e rischi irrisolti. La permanenza nel registro non può essere data per scontata quando le evidenze di rinnovo sono incomplete.
Certiqual può sospendere tutto o parte dell’accreditamento quando la fiducia è sostanzialmente ridotta, l’accesso richiesto è negato, le condizioni non sono soddisfatte o le dichiarazioni pubbliche sono fuorvianti. La revoca può seguire non conformità persistenti o gravi, uso improprio, dichiarazioni inesatte, perdita di controllo sullo scope o mancata risoluzione della sospensione. L’ente deve interrompere dichiarazioni e uso del marchio interessati alla notifica.
CQ-SHB-01.12
Reclami, ricorsi, riservatezza e record
Un reclamo riguarda servizio, condotta o processo; un ricorso chiede il riesame di una decisione formale. Entrambi seguono la policy pubblicata, sono gestiti da persone con adeguata indipendenza e non sospendono una decisione salvo diversa indicazione di Certiqual. Il ricorso deve identificare decisione contestata e motivi.
Le informazioni sono utilizzate per amministrazione dello schema, assessment, decisione, monitoraggio e verifica pubblica secondo accordi e informative applicabili. Certiqual e candidato proteggono dati personali, sicurezza commerciale o d’esame e diritti di terzi, conservando record sufficienti a spiegare ogni decisione e successivo cambio di stato.